画面で名前を隠したつもりでも、別シートや画像、文書の属性に情報を残していることがあります。勉強会へ資料を出す前の点検を具体的に考えます。
元の資料を使わず、説明用の表を作れるか
知りたいことが入金照合の方法なら、所在地や契約者名を含む原本は通常必要ありません。項目だけを抜き出した表へ、説明用の数字を入れる方法を先に考えます。仮の数字であることを明記し、実際の取引事例として紹介しないようにします。
見えている面の外側も点検する
別シート、コメント、非表示の行、画像、ファイル名に情報が残っていないかを見ます。PDFでは黒い図形を重ねただけだと、その下の文字を取り出せる場合があります。適切な編集方法で処理した後、配布用のファイルを開き直します。検索やコピーを試し、隠した文字が出ないかを確かめます。
伏せたら配れる、とは決めない
所在地を消しても、写真や部屋数の組合せから物件を特定できる場合があります。秘密保持の取決めがある資料は、加工によって自由に共有できるものにはなりません。配布の許可が確認できないなら原本は使わず、一般的な質問へ作り直します。