建物を見た後、撮った写真の場所を思い出せなくなることがあります。現地で気づいた点を、追加調査へつなげる記録の方法です。
見る場所を図面で決めておく
共用廊下、屋上、設備室など、立入りの可否を事前に管理会社へ確認します。図面があれば確認箇所に番号を付け、写真も同じ番号で残します。入居者の生活や業務を妨げないよう、案内者と確認する順序を調整しましょう。
見えた事実を先に書く
天井に染みがある場合、「漏水している」と断定せず、場所、大きさ、確認日を記録します。原因や修繕の必要性は専門家の調査が必要になることがあります。写真で分かる現況と、案内者から聞いた説明は別々に残します。
過去の記録との対応を確かめる
修繕履歴にある工事箇所と、現地で気になった場所が同じかを確かめます。点検報告に指摘があれば、その後の対応資料を依頼します。見た目がきれいだから完了とせず、工事の範囲や実施時期を資料から確認することが大切です。
未確認の場所を明記する
鍵がなく入れなかった場所や、雨天で確認できなかった箇所を記録します。現地を訪れた事実だけで、建物全体を調査済みとは扱いません。追加確認の担当、必要な手配、予定日を決めて、次の調査へつなぎます。