手順書を読んで分かったつもりでも、入金名義や承認の待ち先で手が止まります。退職前に月次処理を一度動かし、止まった箇所を直します。
作業日ではなく締日も書く
家賃確認、請求書の受領、支払いの承認、銀行の振込処理を日付順に並べます。支払日に入力すればよいとは限らず、前日までの承認や事前の手配を要する場合があります。担当者が頭の中で逆算していた日を、引継ぎ表へ書き出します。
説明する人と操作する人を替える
旧担当は横で説明し、新担当が元の報告書から入力・照合を行います。ファイルの場所が分からない、入金名義で迷うなど、実際に止まった箇所を手順へ追記します。銀行への実行処理は権限や社内承認に従い、練習だからと重複した支払いをしないようにします。
例外が来たときの判断先を残す
二重請求や金額の合わない入金を見つけた場合、誰へ照会し、回答を待つ間はどこへ記録するかを決めます。旧担当の個人パスワードを渡す代わりに、サービスの正式な権限変更も行います。新担当だけで次の締めを進められるかが、引継ぎ完了を考える目安です。