未収金の一覧に金額だけが載っていると、回収の状況が伝わりません。請求月と連絡履歴をつないで、確認が必要な点を見えるようにします。
改訂内容：保証契約ごとの報告期限等を確認する観点を追記しました。
いつの請求が残っているかを分ける
月額の家賃だけでなく、共益費や駐車場代が未収に含まれていることがあります。請求月、請求項目、入金充当額、残額を分けます。月末残高の表と翌月の入金記録を合わせると、資料作成後に解消したものも区別できます。
口頭の約束を回収済みにしない
「来週払うと聞いた」という連絡と、実際の着金は別です。連絡日時、担当者、相手の回答、次に確認する日を残します。分割払いの合意がある場合は書面やメールの所在を添え、期日どおりの入金かを確認しましょう。
保証会社への連絡状況を見る
保証会社を利用していても、対象となる費用や請求手続きは契約で異なります。契約番号、連絡先、報告済みの月、請求の受付状況を整理します。保証があるという理由だけで、全額が必ず回収できる前提にはしません。 保証契約ごとの報告期限・対象月・必要書類を確かめ、期限が確認できていないものは「未確認」として残します。
個人情報は必要な相手に絞る
滞納の事情には個人情報が含まれます。初期の検討資料では部屋番号などで整理し、氏名や連絡履歴を開示する範囲は目的に応じて決めます。回収方針や法的な対応が必要な場合は、資料をそろえて専門家へ確認します。