管理者には見えている資料が、買い手側では開けない。反対に、見せない資料まで開ける。フォルダの権限を設定した後は、受け手の立場で確認します。
資料番号を入口にする
財務、契約、不動産などの区分に短い番号を付け、資料一覧からファイルへたどれるようにします。質問にも同じ番号を使えば、同名の契約書が複数あっても対象を特定できます。階層を深くするより、資料一覧を見れば目的のファイルへ行ける構成が実務向きです。
権限を変えたら、閲覧用の状態で試す
利用サービスの権限確認機能やテスト用の閲覧者を使い、許可したフォルダだけ開けるかを確かめます。親フォルダの設定を継承して、別の候補先の資料が見えていないかも点検します。共有リンクだけで誰でも開ける状態を意図せず作っていないか、管理者画面の表示だけで済ませず試します。
追加した人と外した人を追えるようにする
閲覧を認めた相手、追加日、承認者を記録します。検討から外れた人がいればアクセスを見直し、新しい専門家が加わる場合は許可の範囲を決めます。ファイルを削除しても、既にダウンロードされた資料は残り得ます。契約上の返却・削除の確認と、サービス上の権限停止は別に実施します。