新しいファイルを置いただけでは、相手が訂正に気づくとは限りません。変更した欄と金額への影響を短く伝え、使う版をそろえます。
基準日と版番号の二つを残す
「9月末の家賃一覧、版03」のように、数字が表す時点とファイルの版を分けます。10月に訂正しても、対象が9月末なら基準日は9月末のままです。作成日だけを新しくすると、10月の状況へ更新した資料と誤解されるおそれがあります。
訂正した欄と差額を通知する
説明用に、共益費の二重入力を直し月額合計が5,000円減ったなら、その欄と差額を通知します。計算上の年額差は6万円ですが、どの期間の検討に影響するかは別に確認します。「最新版に差し替えました」だけで、金額が変わった事実を埋もれさせないようにします。
古い版を現行の場所から外す
現行版を置く場所を一つにし、旧版は履歴用へ移します。提出済みの質問への回答や価格検討で旧版を使っていた場合は、その参照も訂正します。過去のファイルを消して経緯が追えなくなるより、どの版をいつ使ったかを説明できる保管方法にします。