売り手が返事をした件数と、買い手の疑問が解消した件数は違います。回答表の状態を分けると、調査がどこで止まっているかが分かります。
答える人が違う質問は分ける
「修繕工事は終わったか、支払いはいくら残るか」という質問なら、工事の完了と未払残高を別の行にします。前者は管理会社、後者は経理など、確認先が違うためです。関連する質問番号を添えれば、分けても同じ工事の話だと分かります。
返答には参照先を付ける
「完了しています」ではなく、工事報告書の資料番号と完了日を示します。売り手の説明だけで、資料がまだない場合はその状況を明記します。確認中の内容を該当なしで閉じず、どの相手から何を待っているかを回答欄の隣に残します。
回答済みの先にも状態を置く
回答を送ったら回答済み、追加資料の依頼が来たら追加対応中、買い手側の検討が終われば解消、と分けます。価格や契約で扱うことになった項目は、その担当先へ引き継いで記録します。回答率を上げるために、未解決の質問を終わった扱いにしないことが重要です。
定例の確認では未了だけを読む
全行を読み上げるより、期限を過ぎた回答、資料待ち、買い手の再検討待ちを順に見ます。次の担当と確認日を決めたら、その場で表へ反映します。担当者が替わっても同じ表から続けられることが、メールを探し直す運用との違いです。