株式代金と役員への借入返済は、受取人が同じでも別の支払いです。振込を手配する前に、支払者と根拠を一行ずつ書きます。
誰の口座から支払う金額か
説明用に、買い手から売り手株主へ株式代金1億8,000万円、対象会社から役員へ借入金2,000万円を払う場面を考えます。売り手側の受取合計が2億円でも、支払者は二者です。2億円を買い手が全額振り込む表にはせず、契約に沿って二行へ分けます。
金額の根拠となる版を付ける
振込表には支払者、受取人、金額、支払名目、契約や請求書の番号を記載します。価格調整がある場合は、合意した計算表の版も付けます。仮の価格が残った草案から転記しないよう、最終確認した担当と日付を欄に残します。
口座情報の変更は別経路で確かめる
振込先を変更する連絡が来たら、既知の電話番号などで本人や担当者へ確認します。金融機関には限度額、受付時間、必要な手続きを事前に聞きます。届いたメールをそのまま銀行へ転送するだけでは、口座の誤記や不正な変更に気づけません。
送金の依頼と着金を分けて記録する
当日の表には、送金依頼の時刻と受取側の確認欄を分けて用意します。送金画面を見たことだけで相手の着金確認まで済んだ扱いにしません。予定どおり処理できない場合は、契約で決めた関係者へ連絡し、受渡しとの順序を協議します。