電話番号だけでは、いつもの仕事は引き継げません。依頼できる範囲、見積の要否、請求の流れも残しておきます。
用途ごとに窓口を分ける
水道、電気、清掃、設備点検など、業者が担当する仕事と物件を記載します。普段の窓口と夜間の緊急窓口が違う場合もあります。連絡先の更新日を付け、過去に取引があっただけの会社と、現在依頼している会社を分けます。
口頭で決めた運用を聞き取る
社長の了承後に発注する、現地確認は無料、少額でも見積が必要など、日常の運用を確かめます。契約書に書かれている条件と、口頭で聞いた慣行は区別します。引き継いだ後も同じ対応を受けられるかは、相手へ確認が必要です。
請求の締日と支払先を確認する
月末締め翌月払いなのか、工事ごとの支払いなのかを整理します。請求書の送付先や担当の変更も伝えます。未払いの請求が残っている場合は、引継ぎ後に新規分と二重に処理しないよう、対象の仕事と金額を一覧にします。
誰が発注できるかを伝える
取得後の担当者と承認者を決め、必要な相手へ案内します。前の社長へ電話したまま工事が始まると、会社側の予算管理が難しくなります。連絡先の一覧を配るだけでなく、新しい依頼の流れを双方で確認しておきましょう。